１９＝デジタル角印の発注～納品のリードタイム

中小企業のIT活用　：デジタル印作成のリードタイム

パソコンが普及し、ビジネスに於ける対応のスピートはインターネットの普及で
時空を超えて格段に向上してきた。
商談における見積書・発注書等のやりとりも当日中にとの要求も当たり前になっています。

そんな中で、やりとりする書類には会社の朱色の角印を捺印が必要とされています。
その角印を作成するにはどのくらい日数がかかるのか？、その手順は？
を説明します。（弊社の場合）

＜手順＞
１．　メールにて、　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　------（発注側）
　①「デジタル角印を作成したい」を記載し、
　②現在お使いの角印の画像を　ｊｐｇ、ｐｎｇなどの種類のファイルにして
　添付していただく。角印の縦Ｘ横のサイズをｍｍで記載。
２．弊社で当日または翌日には、確認書としてＡ４サイズのＰＤＦ形式を
　　添付メールいたします。　　　　　　　　　　　　　　　　　　------（弊社側）
　　内容は、作成したデジタル角印を透過モードである表現で記載
　　お振込口座の銀行名、口座番号、金額等を記載
３．確認書のデジタル角印の状態がＯＫであれば、指定の銀行口座へ
　　お振込します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　------（発注側）
４．入金を確認します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　------（弊社側）
５．入金確認の直後に、添付メールにて納品いたします。-----（弊社側）
６．添付メール受取。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　------（発注側）　　
これで完了し、デジタル角印はお手元に届きます。（発注⇒翌日利用可能：最短日数）
例えば、本日１０：００に添付メールにて発注した場合に遅くとも翌日の午前中には
確認書をお手元に届きます。１５：００までに代金の振込を完了することによって
弊社で入金の確認が１７：００までにできた場合、その直後にデジタル角印は
添付メールにてお送りします。１７：３０に確認できたとすると、直ちに納品発送によって
数分後には利用可能となります。
デジタル角印はパスワード付きのエクセル台帳へ貼り付けてお送りいたしますので
運用ではセキリティ対策が取れます。パスワード設定方法、利用方法の説明資料
も同時にお送りしております。

問合せ先：　　[e-mail]

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デジタル印： １８＝デジタル印の事例：

中小企業のIT活用　：デジタル印の利用
正しく利用するために！！

ビジネスの事務作業効率を上げるためにデジタル角印を使っている会社が増えています。
デジタル角印利用にあたっては、専用に開発したソフトに利用している場合には、デジタル角印の管理はソフトの中に
組み込むことができるので問題はないと思われる。

しかし、市販の汎用ソフトで利用する場合は、基本的にデジタル角印をコピー＆ペーストで利用できる環境にある。
そのために、デジタル角印を誰でも簡単に使われては管理者としては困る。
そこで、デジタル角印をエクセル・ファイルに「デジタル角印台帳」として作成し、パスワードを設定して利用できるように
して提供している。

パスワードは利用者が任意に設定できます。設定から利用方法まで説明した資料を無料で提供しています。
デジタル印台帳ファイルを開いて開いた後は、デジタル角印をコピーし、目的のファイルを画面に開き、マウス
で表示したい位置を指定して、ペーストする。　異動は自由自在です。デジタル印の回転も自由です。

会社の稟議書に捺印を求められた場合、認めたくない意思の表示として逆さに捺印する方法も可能です。
そんなことをする人が、現在いるかな？～


問合せ先：　　[e-mail]

タグ：デジタル角印 捺印の意志がないが仕方無く捺印

デジタル印： １７＝デジタル印の事例：

中小企業のIT活用　：デジタル印の利用
正しく利用するために！！

デジタル角印を使っている会社の中には、できあがり資料の見てくれで、それらしくなっていれば良いと理解している人がいる。
セキュリティを全く考えてなくて、エクセルで作成した見積書の自社社名の上にデジタル角印をペーストし、そのまま添付メール
で送信しているところがあった。

これでは、受取った会社に悪意がある合は、その見積書のデジタル角印をコピーして使われる状態になる。
解決方法は、デジタル角印をペースト（貼り付ける）した見積書をＰＤＦ形式にすることです。（参照図１）
ＰＤＦ形式にするソフトは市販されています。フリーソフトもあり、有料では２，０００～２５，０００円で販売されてます。

また、デジタル角印は会社名の上にペーストすることです。空白部分にデジタル角印のみ単独でペーストすると
その部分を画像としてコピーし、利用されてしまう可能性があります。（図２参照）

ご注意してください。

タグ：デジタル角印 正しいデジタル角印使い方

デジタル印： １６＝デジタル印の事例：

■中小企業のIT活用　：デジタル印の利用■ビジネスでは、クライアントとのやり取りではインターネット添付メール利用によって効果発揮されている。
添付資料には、提案書、見積書、注文書、注文請け書、納品書、請求書、領収書等がある。これらには全て
会社の角印を捺印している。これらの資料を作成するにはWORD,EXCEL,POWERPOINTなどの市販ソフトが
利用されている。
これらの資料に、角印、担当者印をデジタル化した印を使うことで作業効率が格段に向上します。

●　インターネットを利用した添付メールのメリット
①　速い：瞬時に相手へ届く（時空超越）
②　フルカラーの資料を相手に伝えられる。
　　　商品の実物写真、図面等を添付できる。
③　発送の記録が残る。
④　送料＝ゼロ

この方式を利用している企業が現実にあります。
ここで、セキュリティ上の問題があります。
つぎの１７を参照してください。

タグ：デジタル角印

デジタル印： １５＝デジタル印の事例：小さいデジタル角印

デジタル印：　１５＝デジタル印の事例：　　IDカード用

■株式会社、協会等が社員証、会員証等を発行する場合、角印が一般に利用されている。
その角印は20Ｘ20mm前後のサイズが使われている。
しかし、カードサイズでは、20X20mmサイズの角印ではバランス的に不適当である。
そこで、10X10mmサイズ前後の角印が必要となる。
弊社のデジタル角印は、文字数にもよるが、このサイズのデジタル角印をご提供できる。
右図は、１７文字数の例である。

■先日、Web経由でデジタル角印の質問があった。
Q=デジタル角印のサイズを１ｃｍ四方で作成することができますか？
　　文字数が多いので、可能かどうかの質問であった。
　　従来のアナログ（ゴム印、柘植材等）の角印も困難らしい。

A＝弊社の対応は、下記の手順で発注から納品まで行っている。
①要望の角印の文字は１９文字数があって、具体的に見本を作成。
②それをＰＤＦ形式で添付メールにて送付。
　　試作したデジタル角印をカラーで実物大で確認していただける。
③さらにＱ＆Aがあった。文字数が多かったので極力文字数を限定して結果的に
　　１９文字数になった。
　　その文字で正式に作成。それをＰＤＦ形式で添付メールした。
④翌日には納得していただき、発注となった。
⑤受注の翌日には指定の文字を指定のサイズで作成し、作成したデジタル角印を表示
　した確認書を添付メールで送付した。
⑥さらに、翌日には承認メールを受取った。
⑦弊社指定の振込先へ振り込んでいただき、弊社が入金を確認次第、作成したデジタル
　　角印を「デジタル角印台帳」に貼り付けて、添付メールにて納品完了となった。

⇒お問合せは、下記へメールしてください。
メール：　　　[e-mail]

デジタル印： １４＝デジタル印の事例： 納品伝票～ （つづき）

●Ａ５サイズ横型の伝票を発行

■1枚の納品書に多くの商品を記入できる伝票の場合は、レイアウトを変更し
１ページに１０行、２０行にしたレイアウトにすることができる。
この場合は、１ページに３段の伝票ではなく、１ページ＝１伝票にする。

１ページ目は納品書、２ページ目は請求書、３ページ目は納品書（控）にしてある。
用紙サイズはＡ５の横型にする。
この方法の場合は、専用の用紙ではなく、通常の用紙をプリンターへセットする
ことで自動的に３枚（ページ）プリントされる。

カラーインクジェットプリンターであるから、各ページ別にタイトル項目の色を変える
ことができるし、会社の角印も担当者印も朱色で同時にプリントすることができる。
⇒この伝票のレイアウト（データ入力テンプレイト）をご希望の方は、下記へメール
してください。
メール：　　　[e-mail]

データ入力では１ページ目のみ入力することで、２，３ページ目は自動的表示
される。


■エクセルを使ってこれらの方式で伝票を発行するにあたり、データの保存方法は
　ファイル単位で体系的にすることで正しく、速く、簡単に操作が可能となる。
　例として、ファイルの保存方法を下記のようにすると良い。


■　この他に、月別＞納品先の分類もできる。
　　この分類では、月を指定すると、その月に発行した納品先別の伝票を確認することができる。

タグ：エクセルで伝票発行 デジタル角印 最小の入力で最大の効果

デジタル印： １３＝デジタル印の事例： 納品伝票～ （つづき）

１３＝デジタル印の事例：　　納品伝票～　　　（つづき）

ビジネスでは商品を納品するときに、納品伝票を商品に添付することが多い。
特に、納品頻度がスポット的に納品する場合はや、新規顧客へ納品する場合は
納品書と請求書を商品に添付することがある。

自営業、中小会社などにとって最適な伝票発行の事例を紹介する。
パソコンにセットされているエクセル・ソフトで利用できる方法である。

市販のカラーインクジェットプリンターを利用する。プリント時点で会社の朱色の
角印や担当者印も同時にプリントすることができるので、１回のプリントで納品書、
請求書、納品控えの３枚を作成できる。
それは、図のように途中に２本のミシン目が入っているＡ４の用紙を使うと便利である。
プリント後はミシン目からカットし、１、２枚目は商品に同梱し、３枚目は控えとして
保存する。



■データ入力は、納品書部分のみで、他（納品書、納品書（控））は、自動的にコピー
によって入力済状態になる。
■各項目の説明
発行元（自社）は最初から入力しておき、そのファイルを基本として作成しておき、
納品先（住所、会社名、電話番号等）はその都度入力する。
商品名、単価、数量を入力することで、横計算は自動的に算出。
消費税、税込み金額や縦合計も自動的に計算されるようにしてある。

■利用するための条件は
（１）①パソコン、②エクセル・ソフト、③カラーインクジェットプリンタがあること。
（２）納品伝票書式のフォーム（テンプレイト）はご紹介した内容ののもを無料にて
　　　ご提供いたします。
　ご希望の方はメールにて「エクセル形式　納品伝票のフォームを希望」と記載して
　ご連絡ください。
　　　⇒　[e-mail]

（３）デジタル角印は弊社で有料作成いたします。
　　ＨＰをご参照ください。　 http://www.s-alpha.co.jp
★利用してみた感想は、非常にシンプルで簡単である。
　　エクセルであるために自社にあわせた変更が簡単、文字サイズも自由に指定できる。

■特徴
・ソフト費用の追加が不要
・汎用ソフト＝エクセルであるので自社要望を組み入れることができる。
・角印の捺印はプリントと同時にできる。
・デジタル角印を使うので、角印のセキュリティについてはエクセルを使って
　いるのでファイルごとにパスワードを設定できるので安心である。

タグ：伝票と同時に角印プリント デジタル角印 エクセルで伝票発行

デジタル印： １２＝デジタル印の事例

９．ビジネス文書の中で発生している間違った捺印の状況　

　　弊社ではＨＰのサーバをレンタルで借用している。6ヶ月単位で更新している。
その請求書には会社の角印を捺印されているが、間違った使い方をしている。
下の写真は、角印を捺印した上の社名を印字している。正しくは、請求会社の社名
を印字した上から捺印する手順が正しい順序である。





このような使い方をしている考えられる理由は

（１）リストの形式が固定の場合、用紙に朱色の角印をプレ印刷しておき、その後に
　　コンピュータでデータをプリントしている。この方法は用紙の印刷コストを安くする
ためである。この方法を採用している会社は、角印の本来の意味を理解している
会社と全く理解してない会社がある。

　　以前にデジタル角印の注文があったときに、エクセルで見積書を作成している
　　のであるが、朱色の角印の上の社名を表示する方法を教えてくださいとの質問
　　があった。

　　その方法については説明しましたが、角印の上に社名を表示することは間違った
　　使い方である旨の説明した。捺印とはどうゆうことかを詳細に説明した。
　　その担当者は会社で検討した結果を、後日弊社へ連絡があった。これからは社名
　　の上に角印を表示するようにしますとのことであった。
　　
（２）角印の意味を正しく理解していない担当者が見てくれのみで請求書をコンピュータ
　　で処理している。
　　コンピューターの初心システム設計、プログラマーは業務のことは知らない人が多い。
　　そのような人が経理、財務担当者から請求書フォームを見せられてこの形式で作成
　　要望されて、開発していると考えられる。

■　業務処理運用において結果のみを要求されて途中のプロセスと確認が省略されて
　　　ていることがたびたび見かける。そのために不正の原因になっている。
　　　このことは、・・・・・・・・トラブル発生のときに原因を調べることを困難にしている。

■　社名と捺印の順序については、デジタル角印の第５で説明してあるのでご参照ください。

お問合せは下記へ
システム・アルファ工房
℡　03-5695-0992 担当：ミズシタ
メール：　[e-mail]
URL ：　www.sa-kobo.com

タグ：角印の捺印手順

デジタル印： １１＝デジタル印利用による成果

１１：　デジタル印の利用による効果

■　事務作業の中で、見積書は営業担当者が自分で作成している会社もあるし、原稿を営業担当者が
作成し、事務担当者へ依頼しているとこも多くある。

クライアントからは見積書提出のスピードを要求することや受け渡しの対応時間の削減を狙って添付メ
ールを要求しているところも多くある。ある会社ではクライアントへの見積書が頻繁にあるので見積書
は添付メールでとの要望があってデジタル印に変更し事務作業効率の成果を出している。下記はその
手順の比較である。ちなみのその企業は、デジタル角印の他に社員の印も作成して利用している。
このデジタル印は磨り減ることがないので一度作成しれば永久的に利用できる。
また、Ｓ社で作成したデジタル印は、ワード、エクセル、パワーポイントのソフトのバージョンアップ
などがあっても継続して利用できる。

▲従来の手順
①原稿を作成→②エクセルへ入力する→③プリントする→④会社角印を捺印→
スキャナーで撮る→⑤これをｊｐｇファイルにする→⑥このファイルを添付メールで送信する。

▲デジタル角印を利用した場合の手順
①原稿を作成→②エクセルへ入力＋デジタル印を押し、ファイル名をつけて保管→
③ｐｄｆに変換する→④添付メールする。

上記のように、手順工程が少なくなり、かつ所要時間を短縮することができる。かつ、
前者ではスキャナーで撮るときに周りが影ができる。すなわち作成した見積書の縁に影ができ
てしまう。後者はこのこともなく高精細の見積書がカラーでクライアントへ送信することができる。

☆--社内の効率化を検討してはどうですか？---☆

タグ：デジタル印 デジタル角印 デジタル印でスプードアップ デジタル印で正確度アップ

デジタル印： １０＝デジタル印ソフトの比較コメント

１０．　デジタル印を利用ソフトの比較

●　デジタル印を利用するにあたって２社を比較検討してみたい。かりにＨ社とＳ社を比較するとの
一定規模の中小企業会社向けで、後者は小企業向（２０名前後の社員）けに解釈してもらえばわ
かりやすい。

▲前者は、利用するためにそのソフトを購入する必要がある。また、パソコン１台ごとにそのソフト
をインストールすることになり、ソフトは１本購入すればよいということではないはず。１０台のパソ
コンで利用可能にするには、それぞれのパソコンにそのソフトをインストールする。１本＝≒３万円
かかり、複数本ラインセンス方式にした場合５０％引きと仮定しても、３万円ｘ１０本ｘ５０％＝１５
万円のソフト料金となる。

▲後者の場合は、改めてソフトを購入する必要がなく、エクセル、パワーポイント、ワード間で自由
に利用でき、かつデジタル印を保管する方法としてエクセル・ソフトが最適である。エクセルはパス
ワードを任意に設定して利用できる機能がある。これを使うことでデジタル印の保管も安全である。

エクセル形式のデジタル印台帳には、複数のデジタル印を保管することができます。
例えば、経理部長なら会社用のデジタル角印、認印（丸印）、経理部長としてのデジタル印などを
保管できる。

なお、高精細仕様で作成したデジタル印は、ある程度の縮小・拡大が可能である。

タグ：デジタル印 デジタル角印 デジタル個人印